FHW Connect

Ein KI-gestuetzter Chatbot, der Studierenden und Mitarbeitenden rund um die Uhr zur Verfuegung steht. Der FHW Bot greift in Echtzeit auf Daten aus HISinOne, Moodle und der Moduldatenbank zu und beantwortet Fragen in natuerlicher Sprache. Er uebernimmt wiederkehrende Aufgaben wie Passwort-Resets, Hilfe bei der Pruefungsanmeldung ueber das QIS-Portal und die Bereitstellung von Raum- und Stundenplaenen. Durch maschinelles Lernen verbessert er sich kontinuierlich und schlaegt haeufig gestellte Fragen automatisch als neue FAQ-Artikel vor. Jede Interaktion wird DSGVO-konform auf deutschen Servern verarbeitet.

Vollstaendig automatisiertes Account-Lifecycle-Management ueber alle angebundenen Systeme hinweg. Bei der Immatrikulation eines Studierenden werden automatisch Accounts in HISinOne, Moodle, OwnCloud, Office 365 und eduroam erstellt – mit den korrekten Berechtigungen fuer den jeweiligen Studiengang. Aenderungen wie Studiengangwechsel, Namensaenderungen oder Beurlaubungen werden in Echtzeit ueber alle Systeme synchronisiert. Bei Exmatrikulation erfolgt die termingerechte Deaktivierung aller Accounts mit konfigurierbarer Aufbewahrungsfrist. Ein lueckenloser Audit-Trail dokumentiert jede Aenderung fuer Revision und DSGVO-Nachweispflichten.

Bidirektionale Echtzeit-Synchronisation zwischen HISinOne und Moodle. Wenn ein neues Modul in HISinOne angelegt wird, erstellt FHW Connect automatisch den zugehoerigen Moodle-Kursraum mit der korrekten Semesterstruktur, Kursvorlage und Dozentenrechten. Studierende werden anhand ihrer HIS-Einschreibungen automatisch in die passenden Moodle-Kurse aufgenommen und bei Abmeldung wieder ausgetragen. In Moodle erfasste Noten koennen zurueck nach HISinOne synchronisiert werden. Das System arbeitet event-basiert ueber Webhooks, sodass Aenderungen innerhalb von Sekunden reflektiert werden – keine naechtlichen Batch-Jobs, keine manuellen CSV-Importe.

Vollstaendig automatisierte Erstellung, Validierung und digitale Zustellung von Hochschuldokumenten. Studierende beantragen Bescheinigungen ueber den FHW Bot oder ein Self-Service-Portal. Das System prueft automatisch die Berechtigung, generiert das Dokument aus rechtssicheren Vorlagen mit Daten aus HISinOne, versieht es mit einer digitalen Hochschul-Signatur und stellt es ueber den gewuenschten Kanal zu – per E-Mail, im Studierenden-Portal oder als Moodle-Download. Unterstuetzte Dokumenttypen umfassen BAfoG-Bescheinigungen nach Paragraph 9, Studienbescheinigungen, Transcripts of Records, Exmatrikulationsbescheinigungen und Immatrikulationsbescheinigungen fuer Behoerden. Ein Dashboard zeigt Antragsvolumen, Bearbeitungszeiten und Engpaesse in Echtzeit.

KI-gestuetzte Analysen und Vorhersagen fuer datenbasierte Entscheidungen in der Hochschulverwaltung. Das Modul aggregiert Daten aus HISinOne, Moodle und dem Raumbuchungssystem und liefert Prognosen fuer Einschreibungszahlen, Studierendenauslastung und Absolventen-Quoten. Ein Machine-Learning-Modell erkennt Dropout-Risikostudierende anhand von Aktivitaetsmustern (Moodle-Logins, Pruefungsanmeldungen, Anwesenheit) und sendet Fruehwarnungen an die Studienberatung. Die automatische Raumbelegungsoptimierung analysiert historische Nutzungsmuster und schlaegt effizientere Belegungsplaene vor. Echtzeit-Dashboards geben der Hochschulleitung einen Live-Ueberblick ueber alle relevanten KPIs. Saemtliche Analysen sind anonymisiert – keine individuellen Profile, DSGVO-konform by Design.

Ein visueller No-Code Workflow-Builder fuer die Automatisierung saemtlicher Hochschulprozesse. Basierend auf n8n (selbst gehostet, DSGVO-konform) koennen Verwaltungsmitarbeitende ohne Programmierkenntnisse komplexe Automatisierungen erstellen. Workflows werden per Drag and Drop aus Triggern, Bedingungen und Aktionen zusammengestellt. Fertige Konnektoren fuer HISinOne, Moodle, OwnCloud, Office 365 und E-Mail-Systeme ermoeglichen die Integration aller vorhandenen Systeme. Event-Trigger starten Workflows automatisch bei bestimmten Ereignissen: neue Immatrikulation, Pruefungsanmeldungsfrist, Abgabetermine oder Systemwarnungen. Eine Vorlagen-Bibliothek bietet erprobte Workflow-Templates fuer die haeufigsten Hochschulprozesse als Ausgangspunkt. Jede Ausfuehrung wird protokolliert und ist im integrierten Monitoring einsehbar.